أولاً – كيفية الاجتماع:
يجتمع مجلس إدارة الشركة المساهمة بناء على دعوة خطية من رئيسه أو نائبه في حال غيابه، أو بناء طلب خطي يقدمه ربع أعضاء المجلس على الأقل إلى رئيس المجلس يبينون فيه الأسباب الداعية لعقد الاجتماع، فإذا لم يوجه رئيس المجلس أو نائبه الدعوة للمجلس للاجتماع خلال سبعة أيام من تاريخ تسلمه طلب الأعضاء، جاز لهؤلاء الذين قدموا الطلب دعوة المجلس للانعقاد.
وتحدد شروط اجتماعات مجلس الإدارة ومواعيدها في النظام الأساسي، ويجب ألا تقل اجتماعات المجلس عن مرة واحدة في كل شهر، وقد فرض المشرع وجوب الاجتماع مرة واحدة على الأقل شهرية بشكل دوري ومنتظم، لضمان قيام المجلس بمهامه، والمشاركة الفعالة لأعضائه في الإدارة والاطلاع على مجريات أمور الشركة، بدلا من ترك الأمر لرئيس المجلس.
ويعقد مجلس إدارة الشركة المساهمة اجتماعاته في مركز إدارة الشركة أو في المكان الذي حدده المجلس لاجتماعه القادم.
على أنه يحق للمجلس عقد اجتماعاته خارج سورية بقرار يصدر عنه بالإجماع (مادة 3/157 شركات).
وقد ترك المشرع للمؤسسين حرية تحديد مؤيدات حضور الأعضاء الاجتماعات المجلس في النظام الأساسي للشركة، سيما إذا نجم عن تغيبهم المتكرر عدم صحة انعقاد الاجتماع وما يستتبع ذلك من أضرار قد تلحق بالشركة.
ثانياً – محضر اجتماعات المجلس:
يعين مجلس الإدارة أحد أعضائه مقررة يتولى تنظيم اجتماعاته وإعداد جدول أعماله وتدوين محاضر جلساته وقراراته في سجل خاص وفي صفحات متتالية مرقمة بالتسلسل وتوقع من رئيس وأعضاء المجلس الذين حضروا الاجتماع.
وإذا خالف أحد الأعضاء أي قرار من قرارات المجلس وجب عليه تسجيل مخالفته وأسبابها بشكل خطي قبل توقيعه على محضر الجلسة.
ويحق لأي عضو من أعضاء مجلس الإدارة أن يطلب إعطاء صورة عن كل محضر موقعة من رئيس المجلس. وتعد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة صحيحة بما ورد فيها إلى أن يثبت عكس ذلك.
ثالثاً – نصاب جلسات وقرارات المجلس:
لا يكون اجتماع مجلس الإدارة صحيحة وبالتالي قانونية إلا بحضور أغلبية أعضائه، مالم يحدد النظام الأساسي للشركة عددا أعلى. ويجوز أن ينوب أعضاء المجلس، بعضهم عن بعض، في حضور جلسات المجلس بشرط ألا ينوب عضو المجلس عن أكثر من عضو واحد، أي لا يجوز للعضو حمل أكثر من إنابة واحدة (مادة 4/159 شركات)، وذلك ضماناً للجدية ومنعا للتكتلات داخل مجلس الإدارة. ويحدد النظام الأساسي للشركة كيفية الحضور والتصويت والإنابة.
أما بالنسبة لقرارات مجلس الإدارة فتصدر بأغلبية أصوات الحاضرين والممثلين، مالم يحدد النظام الأساسي نسبة أعلى، كأن ينص على أغلبية ثلثي الحاضرين والممثلين، وفي حال تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس. وتعد قرارات مجلس الإدارة ملزمة لكافة أعضائه بما فيهم الغائبين أو المعارضين للقرار.