تصادق الإدارة القنصلية على عدد من أنواع الوكالات منها :
1: الوكالات المنظمة خارج سورية – وهي نوعان : منظمة في السفارة أو القنصلية العامة السورية – منظمة لدى كاتب عدل أجنبي.
2: الوكالات المنظمة داخل سورية – وهي نوعان : وكالة كاتب عدل – وكالة نقابية.
معلومة مفيدة : يشترط التصديق بعض أنواع الوكالات الحصول على “موافقة مسبقة” للوكالة، وذلك بهدف حفظ حقوق المواطنين المادية والعينية، وضمان عدم التزوير
الوكالات المنظمة خارج سورية :
وهي نوعان : وكالة منظمة في السفارة أو القنصلية العامة السورية في الخارج أو منظمة لدى كاتب عدل في دولة عربية أو أجنبية.
1- الوكالات المنظمة في السفارات والقنصليات السورية ( عامة أو خاصة ):
تصادق الإدارة القنصلية على الوكالات المنظمة في البعثات السورية بشرط أن تحمل خاتم وتوقيع المكلف بالشؤون القنصلية في السفارة .
2- الوكالات المنظمة خارج السفارات ( عامة أو خاصة ):
تصادق الإدارة القنصلية على الوكالات المنظمة خارج السفارة (لدى كاتب عدل عربي أو أجنبي) بشرط ان تحمل الوكالة خاتم وتوقيع المكلف بالشؤون القنصلية في السفارة السورية، في البلد الذي تم تنظيم الوكالة فيه ، كما يمكن للقناصل الفخريين السوريين حول العالم التصديق على الوكالات، ولكن لا يحق لهم إبرامها بموجب الصلاحيات الممنوحة لهم.
وفي حال كانت الوكالة صادرة عن بلد لايوجد لسورية سفارة فيه، فيمكن تصديق الوكالة من خارجية تلك الدولة، ثم سفارة دولة ثالثة في ذلك البلد” التي تم تنظيم الوكالة فيها” ثم خارجية تلك الدولة الثالثة، ثم السفارة السورية البلد الثالث.
مثال: وكالة منظمة في الجمهورية التونسية ومصدقة من الخارجية التونسية يمكن تصديقها من قبل السفارة التونسية في بيروت ثم الخارجية اللبنانية، ثم السفارة السورية في لبنان، وبذلك تصبح صالحة للتصديق في سورية.
معلومة مفيدة: يمكن تصديق الوكالات المصدقة من وزارة خارجية المملكة العربية السعودية ولم يتم تصديقها من سفارتنا في المنامة، عبر التقدم بطلب التصديق في الإدارة القنصلية، بتفس الطريقة الموضحة في الصفحة/14/ من هذا الدليل.
متطلبات تصديق الوكالات الصادرة خارج سورية والمراد استعمالها في سورية :
1- مثول أحد أطراف الوكالة أمام الإدارة القنصلية في وزارة الخارجية والمغتربين (الوكيل أو الموكل ) شخصياً وذلك للتأكد من شخصيته، مع صور الوثائق الشخصية له ولجميع أطراف الوكالة (الهوية الشخصية أو اخراج القيد أو جواز السفر للأطراف السوريين بحيث تظهر معلوماتهم الشخصية بوضوح، وجواز السفر حصرة لأطراف الوكالة غير السوريين ).
2- يمكن أن يتقدم لتصديق الوكالة أي شخص ليس طرفا فيها في حال أبرز وكالة خاصة بهذا الشأن، شريطة أن تصدق هذه الوكالة من قبل المحامي العام أو النيابة العامة، أو مصدقة من قبل رئيس فرع نقابة المحامين إن كان الموكل محامياً.
3- يشترط لتصديق الوكالة المنظمة خارج سورية أن لايمضي على تاريخ انشاءها لدى بعثاتنا أكثر من سنة ميلادية واحدة، وينصح ألا يتجاوز عمر الوكالة السنة اعتباراً من تاريخ ابرامها وتصديقها، كما ينصح بإيداع الوكالة القادمة من الخارج لدى الكاتب بالعدل، فذلك يتيح تجديدها بتجرد عن مدة السنة تلك، مالم يكن قد تم عزلها
4- لا يمكن تصديق الوكالات الخارجية التي سبق تصديقها من قبل وزارة الخارجية والمغتربين، وفي حال احتاج المواطن نسخة اضافية عن وكالته فيجب ايداعها لدى كاتب بالعدل ليقوم بمنحه نسخة عنها، ولا تصدق النسخ الإضافية أبداً.
خطوات تصديق الوكالات الصادرة خارج سورية :
لتصديق الوكالات المنظمة خارج سورية من وزارة الخارجية والمغتربين، يجب الحصول أولا على موافقة مسبقة لتلك الوكالات بحسب نوعها.
تسلم الوكالات المطلوب تصديقها إلى الإدارة القنصلية في وزارة الخارجية والمغتربين خلال أيام الدوام الرسمي من الساعة 8.30 صباحا وحتى الثانية والنصف ظهرة – عدا يومي الجمعة والسبت – لاستصدار الموافقة المسبقة خلال مدة 30 يوماً من تاريخ تسليمها، ويتم ارسال رسالة نصية SMS لمقدم الوكالة للحضور لاستلام وكالته من النافذة المخصصة لاستلام الوكالات، ويتم تصديقها في حال نالت الموافقة.
الوكالات المنظمة داخل سورية :
الوكالات الداخلية هي الوكالات المنظمة داخل سورية والتي يتقدم بها المواطنون أو المقيمون لتصديقها من وزارة الخارجية والمغتربين الإدارة القنصلية بهدف استخدامها خارج سورية، وهي نوعان : وكالة منظمة لدى كاتب بالعدل، أو وكالة منظمة لدى نقابة المحامين “وكالة نقابية”.
الوكالات المنظمة من قبل كاتب بالعدل :
ويشترط لتصديق هذا النوع من الوكالات :
1- حضور صاحب الوكالة شخصية.
2- يجب أن تكون الوكالة ممهورة بأختام وتواقيع كل من المحامي العام والكاتب بالعدل ومكتب تصديق الوثائق الخارجية في وزارة العدل “العدلية”.
3 – ويراعى تاريخ تنظيم الوكالة او تجديدها أن تكون سارية المفعول.
4 – بالنسبة للوكالة التي تتضمن “حصر الإرث وتصفية التركات… فيجب مراجعة مديرية مالية المحافظة. دائرة التركات للحصول على “لا مانع من التصديق”.
5- أن تكون الوكالة قد حصلت على الموافقة اللازمة لتصديقها، وتحدد ضرورة الموافقة للوكالة بحسب موضوعها .
الوكالات المنظمة من قبل نقابة المحامين “وكالة نقابية”:
يشترط لتصديق الوكالات المنظمة لدى نقابة المحامين، حصولها على موافقة مسبقة مهما كان موضوعها، ويتم تصديقها بنفس الآلية التي تصدق بها الوكالات الخارجية كما بينا في الفصل السابق، مع ضرورة أن تكون الوكالة مصدقة من قبل نقيب المحامين.
الوكالات المنظمة من قبل المواطنين السوريين المقيمين في الجولان المحتل :
تصدق هذه الوكالات من قبل رئيس منظمة الهلال الأحمر العربي السوري بناء على تصديق منظمة الصليب الأحمر في الجولان المحتل، وتعامل هذه الوكالات معاملة الوكالة الداخلية من حيث الرسوم القنصلية، إلا انها تحتاج إلى موافقة مسبقة عن طريق وزارة الخارجية والمغتربين.
معلومة مفيدة : الكاتب بالعدل هو المسؤول عن استصدار الموافقة اللازمة للوكالات الداخلية التي قام بتنظيمها.
معلومة مفيدة : يمكن إرفاق ترجمة للوكالات المنظمة في سورية والمراد استخدامها في دولة غير عربية، وتصدق هذه الترجمة وفق الشروط المبينة في الصفحة /11/ من هذا الدليل .
معلومة مفيدة : لا يمكن تصديق ترجمات الوكالات الخارجية عموما للغة دولة ثالثة تختلف عن لغة الدولة التي سيتم استعمال الوكالة فيها.